10 voordelen van Sharepoint online voor Office 365

Microsoft Sharepoint online

Microsoft SharePoint Online is het samenwerkingsplatform in de cloud van Microsoft dat een onderdeel is van Office 365. Deze cloud-service maakt samenwerken in de cloud mogelijk voor zowel kleine als grote organisaties. Wanneer je nog geen ervaring hebt met SharePoint 2013 binnen je bedrijfsomgeving, kan de start van SharePoint Online bijzonder lastig zijn.

Microsoft heeft de lancering SharePoint server 2016 aangekondigd voor begin 2016. De opvolger van SharePoint 2013 (en 2010) biedt organisaties de mogelijk voor vernieuwde en verbeterde mogelijkheden op het gebied van informatiedeling en document management.

Office 365

Hier is een lijst van de tien belangrijke voordelen van Sharepoint online:

1. Gemakkelijk beheren van externe-gebruikers

Gebruikers kunnen sites, mappen en individuele documenten delen met externe gebruikers. Het enige wat ze hiervoor nodig hebben is een Microsoft Account dat gelinkt is aan een zakelijk e-mailadres. Ook is het mogelijk om een Guest Links te maken, waarmee er lees- of bewerkrecht wordt gegeven zonder dat inloggen nodig is. De toegang van een Guest kan op elk moment worden stopgezet.

2. Goede en verbeterde beveiliging

Microsoft heeft met Office 365 & Sharepoint online, beveiliging één van de belangrijkste prioriteiten gegeven. Zo maken ze de locatie van hun datacenters niet prijs en maken gebruik van meerdere lagen fysieke beveiliging. Ze werken ook met biometrische beveiliging, bewegingssensoren, continue videobewaking en bewapende beveiliging bij de datacenters. Microsoft gebruikt BitLocker encryptie en beveiligt dataverkeer met SSL via HTTP voor hun servers. Ook geeft de Information Rights Management optie de mogelijkheid om verdere encrypties aan te brengen en de toegang tot gevoelige data te reguleren. Natuurlijk heeft Microsoft ook een zeer uitgebreid back-up systeem van vele lagen in haar datacenters. De administrator heeft ook de mogelijkheid om multi-level verificatie in te stellen voor al hun gebruikers.

3. Minder onderhoud nodig

Door over te stappen naar Sharepoint online is er minder onderhoud nodig en dus ook minder kosten. Bij de vorige versies was er veel en onderhoud en beheer nodig voor de lokale Sharepoint omgeving, dit is nu niet meer nodig.

4. Geen Network Share meer nodig met OneDrive for Business

OneDrive for Business is een simpele opslagruimte in de cloud voor medewerkers. Iedereen die gebruikersrechten heeft voor een Personal Site (die eerst My Sites werd genoemd), heeft toegang tot OneDrive voor Business. Iedere gebruiker heeft 1 TB persoonlijk aan opslagruimte. Deze opslagruimte staat los van de totale SharePoint Online ruimte. OneDrive for Business geeft medewerkers een persoonlijke plek waar ze documenten kunnen synchroniseren en delen. Ook geeft het de mogelijkheid om samen te kunnen werken met mensen binnen en buiten hun organisatie. Deze online plek kan worden bezocht vanuit veel verschillende apparaten.

5. Altijd de meest recente versie

In het verleden bracht Microsoft elke 4-5 jaar een nieuwe versie van SharePoint uit. Om de zoveel tijd kreeg je dus een grote hoeveelheid aan nieuwe functionaliteiten. Dit was voor gebruikers lastig aanpassen. Met SharePoint Online en Office 365 is er een continue release van nieuwe versies, verbeteringen en nieuwe mogelijkheden. Je werkt dus altijd met de laatste versie die de nieuwste ontwikkelingen heeft. Vooral, omdat er niet enorm veel nieuwe functionaliteit per keer erbij komt, blijft het voor gebruikers behapbaar. De nieuwe versies bevatten geen extra installaties en geen extra kosten.

6. Altijd toegang tot je e-mails en documenten

Met Sharepoint online ben je niet meer langer gebonden aan een apparaat of netwerk. Je hebt altijd toegang tot Sharepoint online met je eigen inlog gegevens. Op deze manier heb je altijd en overal in de wereld toegang tot je e-mails en documenten.

7. Schaalbaarheid

Je betaald nooit teveel! Met Office 365 betaal je alleen wat jij nodig hebt. Je kunt gebruikers verwijderen en toevoegen bij je maandelijkse abonnement. Op deze manier kan je dus nooit voor een ongebruikte licentie te betalen.

8. Een zeer betrouwbare oplossing

Microsoft Office 365 is de voorloper op het gebied van IT oplossingen. Ook heeft Microsoft flink geïnvesteerd in Office 365 en Sharepoint online. Je hebt met Sharepoint online een betrouwbare oplossing, Office 365 heeft namelijk een zeer hoge uptime. Vergeleken met de uptime in een oude Sharepoint versie op een lokaal netwerk, scoort de uptime van Sharepoint online flink wat hoger.

9. CAPEX omzetten in OPEX

Door de overstap te maken naar SharePoint Online kun je onvoorspelbare investeringen omzetten naar voorspelbare gebruikskosten. Hiermee wordt er financiële ruimte gecreëerd die dan weer kan worden ingezet voor andere belangrijke zaken binnen de organisatie.

10. Office 365 in de browser

Met Office Online heb je toegang tot vrijwel alle functionaliteiten van je desktop Office-producten, maar dan in je browser. Open en bewerk documenten vanuit SharePoint of Outlook, bekijk previews of zoek naar je gewenste documenten en nog zoveel meer.

Interesse? Wij helpen je met de overstap naar Office 365 & Sharepoint online.

Bekijk hier het aanbod

Waar blinkt Sharepoint Online in uit?

Sharepoint online is uitgegroeid tot een van de beste en krachtigste platformen voor online samenwerken, informatiestromen en documentenmanagement. Het is een ongekend veelzijdig en flexibel platform dat ervoor zorgt dat jouw bedrijfsvoering en dienstverlening zo gestructureerd mogelijk wordt ‘gestroomlijnd’. Het werken in Sharepoint Online geeft een enorme boost aan je bedrijfsproces en het kosten-efficiënt werken.

De kracht van Sharepoint zit hem in de toegankelijkheid, gebruiksvriendelijkheid, betaalbaarheid en flexibiliteit. Bovendien heeft Microsoft een ware inhaalslag gemaakt op het gebied van de zakelijk ontwikkeling van Office 365. Dit zorgt ervoor dat het platform continu wordt verbeterd en ontwikkeld wordt. Je bent dus verzekert van een volwassen en goed werkend systeem. Een systeem die de concurrentie tegenwoordig ver achter zich laat liggen.

Overstappen op Sharepoint Online?

Gebruikt jouw bedrijf Sharepoint nog niet? Dan heb jij de kans om je organisatie flink te verbeteren! De voordelen van Sharepoint hebben we al beschreven. Bang om over te stappen op Office 365 en de bijbehorende kosten van een migratie? Wij voeren vakkundige migraties uit naar Office 365 zakelijk voor een zeer aantrekkelijk tarief. Als jouw organisatie ambieert om de dienstverlening te verbeteren en kosten-efficiënter te gaan werken, dan is Sharepoint de ideale oplossing.

Voor wie is Sharepoint Online geschikt?

Vroeger werd Sharepoint vooral gebruikt voor grotere bedrijven. Tegenwoordig, met het voordelige en schaalbare Office 365 pakket is Sharepoint aantrekkelijk voor ieder bedrijf dat wilt professionaliseren. Vooral door de lagere kosten die Sharepoint Online met zich meebrengt ten opzichte van de voorganger Sharepoint On Premise, zie je tegenwoordig dat ook de kleine bedrijven kiezen voor Sharepoint van Office 365.

Hoe gebruik je het?

Sharepoint staat op een cloud server van Microsoft en niet lokaal op je desktop, zoals bijvoorbeeld Word. Office 365 heeft de mogelijk dat Sharepoint, online kan worden gebruikt. Toegang tot Sharepoint Online krijg je dan ook via de browser. Browsers, zoals Internet Explorer, Firefox of Google Chrome. Een Word document dat je via Sharepoint Online wilt openen, kan je vanaf elk apparaat (telefoon, tablet en mobiel) geopend worden. Het maakt niet uit of Word is geïnstalleerd op je apparaat, want de software staat online in je Sharepoint omgeving. Al je documenten zijn ook te benaderen via een app of je browser, je hoeft ze dus niet meer lokaal beschikbaar te hebben. Dit heeft als voordeel dat als een apparaat kapot gaat, je documenten niet kwijt zijn. Bovendien kan je gemakkelijk de zoekfunctie binnen Sharepoint Online gebruiken. Hiermee zoek je in de omgeving waar je toegang tot hebt en kan je gemakkelijk aan je documenten komen.

Waar gebruik je het voor?

Kort samengevat:

  • Documenten delen binnen en buiten je organisatie
  • Tegelijkertijd samenwerken in hetzelfde document
  • Online bibliotheek
  • Intranet
  • Projecten
  • Informatiestromen
  • Automatisch versiebeheer (altijd toegang tot een vorige versie)
  • Veilig en altijd een back-up van je bestanden
  • Flexibel in te richten

+ een ongekend aantal mogelijkheden en flexibiliteit!

In het verleden werd SharePoint vooral gebruikt door grotere bedrijven. Met de lagere kosten die SharePoint Online met zich meebrengt ten opzichte van SharePoint On Premise, zie je tegenwoordig dat ook kleinere bedrijven de voordelen van SharePoint ontdekken.

Sharepoint Online is een onderdeel van Office 365 zakelijk, de beste oplossing voor bedrijven om veilig en efficiënt te werken!

Wil je geholpen worden of informatie aanvragen? Chat direct met ons!

Live Chat

 

About Matthias Kok

Matthias is een expert op het gebied van digitale technologie. Het schrijven van blogs en de lezer voorzien van tips over de online wereld zijn voor Matthias een ware passie.

Een reactie plaatsen

Previous

De voordelen van WordPress

3 meest voorkomende WordPress errors

Next